Jak Teamfiniti może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi przetrwać epidemię?

Czasy epidemii wiążą się z ogromnymi, dotąd niespotykanymi, utrudnieniami dla działania biznesu. Wszelka działalność, w której konieczne jest koordynowanie rozproszonych zespołów ludzi lub sieci placówek w terenie jest obecnie utrudniona ze względu na ograniczenia przemieszczania się, a tym samym, bezpośredniej koordynacji i kontroli poszczególnych pracowników lub placówek. 

 

Zakładając, że taki stan potrwa nawet 2 do 3 miesięcy, należy możliwie szybko znaleźć sposób na to, aby skutecznie koordynować, rozliczać i oceniać pracę rozproszonej struktury. Zważywszy, że rozwiązanie, które oferujemy – Wirtualnego Menedżera Zespołów Terenowych – Teamfiniti, można dla swojej organizacji uruchomić w ciągu jednego dnia i na dodatek skorzystać z darmowego okresu próbnego, nie ma chyba powodów, dla których z taką implementacją należałoby czekać.

 

Zarządzanie zespołem rozproszonym za pomocą Teamfiniti

Teamfiniti pozwala rozwiązać wiele problemów związanych z zarządzaniem rozproszoną strukturą, jednak głównym atutem w czasie epidemii jest to, że umożliwia zapewnienie skutecznego nadzoru i koordynacji pracowników bez osobistego kontaktu z nimi i pomiędzy nimi. W przypadku zespołów pracowników, którzy przemieszczają się nieustannie po swoim terenie, możliwe jest kierowanie do nich w wygodny sposób zadań i nadzorowanie ich realizacji. Dla takiego trybu działania, organizacja pracy opiera się zwykle na odwiedzinach klientów lub wskazanych lokalizacji, w których niezbędne jest zrealizowanie określonych zadań. 

 

Postaw na zdalne zarządzanie. Epidemia wymaga specjalnych rozwiązań

Zarządzanie zadaniami związanymi z odwiedzinami jest główną osią działania Teamfiniti. By zarządzanie zespołem rozproszonym odniosło efekt, administrator systemu musi wyłącznie określić jakiego rodzaju informację zwrotną, z jakiego typu wizyty powinien otrzymać od swoich pracowników, a następnie wprowadzić do systemu listę adresową określającą, jakie miejsca w danym czasie należy odwiedzić. System Teamfiniti skontroluje pojawienie się pracownika pod wskazanym adresem (GPS) oraz wymusi i ułatwi przekazanie wymaganych informacji zwrotnych. W przypadku organizacji typowo sprzedażowych będą to zapewne odwiedziny potencjalnego klienta, odwiedziny „dosprzedażowe” do istniejącego klienta, ewentualne wizyty „interwencyjne” lub pozyskiwanie zamówień, a także zgłaszanie nowych szans sprzedaży. Wyposażeni w aplikację Teamfiniti pracownicy zobaczą poszczególne zadania na mapie na ekranie swojego smartfonu i będą mogli na bieżąco śledzić wyznaczone zadania i swoje postępy. Administrujący systemem będzie z kolei dysponował całościowym przeglądem aktywności, skuteczności i jakości działania zespołu oraz poszczególnych jego członków. Warto postawić na takie rozwiązania, jeśli chodzi o zarządzanie. Epidemia, i związane z nią obostrzenia, stawia przed nami całkiem nowe wyzwania.

 

Efektywny system kontroli pracowników w czasie epidemii

Drugim, ogromnym atutem Teamfiniti, który może bardzo złagodzić utrudnienia czasu epidemii, jest możliwość zapewnienia interakcji i skutecznej komunikacji dotyczącej zadań niezwiązanych z przemieszczaniem się, na przykład, dotyczących utrzymania odpowiedniego standardu w placówkach. W takich przypadkach wielu menedżerów zmuszonych jest posługiwać się tradycyjnymi narzędziami kontaktu, takimi jak email, SMS lub innymi komunikatorami. Tego typu komunikacja nie ma zintegrowanego mechanizmu obiegu informacji zwrotnej o zrealizowaniu zleconych zadań. Większość komunikatów z poleceniami wykonania jakiegoś zadania (np. wprowadzenie zmian w wystroju placówki) pozostaje bez odzewu i, bez ponowienia pytania o status realizacji, menedżerowie nie wiedzą, jakie były losy ich prośby. Teamfiniti to efektywny system kontroli pracowników, a każde, nawet najprostsze zadanie, ma naturalnie wbudowany wymóg reakcji na nie i raportowania stanu jego realizacji. Koordynujący pracę wielu osób lub placówek ma natychmiastowy podgląd stanu realizacji poszczególnych zadań i wywiązywania się przez swoich podwładnych z wyznaczonych im celów. Wielokrotnie zwiększa to skuteczność, ponieważ przy tak zobiektywizowanej ocenie działania nie ma w praktyce możliwości „przeczekania” lub chowania się za różnymi wymówkami przez pracowników. Taka obiektywizacja służy nie tylko doraźnej poprawie skuteczności zespołu, ale może stać się podstawą do zmodyfikowania systemów oceny, motywacji oraz budowania pożytecznego współzawodnictwa między pracownikami.

 

Kiedy więc jest odpowiedni moment, żeby to sprawdzić? Z pewnością właśnie teraz, kiedy należy utrzymać standardy, a nie można skutecznie skontrolować każdego pracownika lub placówki!