Najlepszy moment na przetestowanie Teamfiniti – dla jakich zastosowań nadaje się najlepiej?

W naszych ostatnich artykułach [Teamfiniti – inspiracje i geneza, Zastosowania Teamfiniti – część 1, Zastosowania Teamfiniti – część 2 ] pisaliśmy szeroko o tym, skąd wziął się pomysł Teamfiniti i jak firmy mogą skorzystać z funkcjonalności naszego nowego rozwiązania. Ponieważ do końca maja 2020 roku proponujemy zainteresowanym przeprowadzenie darmowego, miesięcznego testu platformy w wersji standardowej, warto zastanowić się, czy to rozwiązanie usprawni nasz biznes. Mimo że Teamfiniti jest niezwykle łatwe w użytkowaniu i wdrożeniu, warto zadać sobie kilka pytań, aby upewnić się, czy na pewno jest to rozwiązanie dla naszej firmy.

 

Zatem, jakie zagadnienia warto przemyśleć przed przystąpieniem do testów lub wdrożenia Teamfiniti? Jeżeli odpowiedź na przynajmniej jedno z poniższych pytań brzmi „tak” to od razu odpowiadamy – tak, warto! Im więcej odpowiedzi pozytywnych tym potencjalne korzyści będą, oczywiście, większe.

 

1. Czy mam rozproszoną strukturę terenową – pracowników lub placówki na większym terenie?
   System Teamfiniti jest przeznaczony przede wszystkim dla firm, które mają rozproszoną strukturę i zarządzają zespołami pracowników lub placówkami na większym terenie. Aplikacja, dzięki swojej lekkości i możliwości interakcji telefonem komórkowym, pozwala zweryfikować aktywność pracowników w terenie przy użyciu samego tylko smartfonu, co znacząco usprawnia zarządzanie strukturą rozproszoną.

 

1. Czy potrzebny jest mi program do zarządzania zadaniami pracowników i kontroli ich realizacji przez podległą organizację?
   Wiele firm z (różnym) powodzeniem prowadzi koordynację i zarządzanie swoimi zespołami oraz placówkami przy wykorzystaniu e-maila, SMS, MMS i innych tego typu narzędzi komunikacji. Ich wspólną cechą jest to, że nie zawsze pozwalają na skuteczne wyegzekwowanie realizacji wyznaczonych zadań wraz z potwierdzeniem przy pomocy zdjęcia lub innego, jednoznacznego kryterium. Zaletą aplikacji Teamfiniti jest to, że zadania „nie spadają z listy” tak długo, aż nie zostaną wykonane, a zarazem pojawiają się na liście rzeczy do zrobienia na „wysokości” odpowiadającej temu, jak są ważne. Dodatkową zaletą Teamfiniti jest to, że każdy pracownik może uczestniczyć w rankingach skuteczności i współzawodnictwie. Taki program do zarządzania zadaniami pracowników pozwala szefostwu obiektywnie ocenić zespół i efektywniej motywować do pożądanych zachowań.
    
2. Czy zadania, które zlecam pracownikom, są łatwe do standaryzacji, zamienienia w procedury?
   Zadania kierowane do Twoich pracowników lub sieci placówek najłatwiej skontrolować przy zastosowaniu Teamfiniti jeżeli spełniony jest jeden z poniższych warunków: (1) jeden rodzaj zadania trafia na raz do wielu odbiorców lub (2) wszystkie zadania, które realizowane są w firmie, można łatwo opisać i ustandaryzować w postaci prostych instrukcji, które pozostaną bez większych zmian przez dłuższy czas. A zatem – Teamfiniti idealnie nadaje się wszędzie tam, gdzie dane zadanie realizowane jest przez wiele osób w wielu miejscach lub gdy na kluczową działalność firmy składa się kilka typowych zadań realizowanych przez pojedynczych pracowników. Teamfiniti nie sprawdzi się raczej w sytuacji gdy każdy z pracowników powinien realizować inne, jednostkowe i nietypowe zadanie.

3. Czy informacja zwrotna z wykonanego zadania lub jakakolwiek informacja z terenu ma standardowy / łatwy do formalizacji format? (jak największa proporcja pytań zamkniętych)
   Z racji korzystania z aplikacji mobilnej i w trosce o wygodę jej użytkownika, twórcy Teamfiniti zakładają, że jak największa proporcja interakcji użytkownika z systemem powinna opierać się na prostych odpowiedziach opartych na predefiniowanych listach wyboru. Jeżeli proceduralizacja najczęściej realizowanych w firmie działań, niejako przy okazji, doprowadzi do sformalizowania komunikacji w procesie, to Teamfiniti znakomicie wpisze się w taką zmianę organizacyjną, pomagając w egzekwowaniu spełniania standardów w całej firmie.

4. Czy dane zwrotne ze zrealizowanych zadań pochodzą w większości z jednego źródła i nie są zbyt rozbudowane?
   Kilku naszych potencjalnych Klientów miało w swoich procesach znaczący wolumen informacji wymagających przepisywania pomiędzy różnymi źródłami lub powiązanych z różnymi bazami danych. W takim przypadku Teamfiniti, do którego stosowania wystarcza smartfon, przy pomocy którego nie jest łatwo wprowadzać duże ilości tekstu lub kopiować dane z innych źródeł, może nie być optymalne. Klienci z tak „ciężkimi informacyjnie” procesami bardziej skorzystają na dedykowanych kwestionariuszach online lub współdzielonych arkuszach kalkulacyjnych obsługiwanych na komputerach klasy PC.

5. Jaki jest poziom złożoności informacji, których do wykonania zadania potrzebuje pracownik?
   Podobnie jak w przypadku unifikacji zadań zlecanych za pośrednictwem Teamfiniti, tak w przypadku danych niezbędnych do realizacji takich zadań wskazane jest zoptymalizowanie (zredukowanie) ilości informacji niezbędnych do realizacji takich zadań. Teamfiniti sprawdzi się najlepiej tam, gdzie do realizacji danego zadania wystarczy niewielka ilość informacji – na przykład: rodzaj czynności do wykonania (z menu typowych działań), adres realizacji, osoba kontaktowa. Dalsze rozbudowywanie zakresu danych przekazywanych w ramach realizacji zadania może w ekstremalnych przypadkach utrudnić korzystanie z systemu.

6. Czy chcę wprowadzić do pracy mojego zespołu elementy rywalizacji lub zabawy? Interesuje mnie grywalizacja dla pracowników terenowych?

Łatwość, z jaką Teamfiniti pozwala zarządzać zespołem oraz obiektywnie rozliczać go z zadań, a nawet stylu pracy (jakość i tempo realizacji zadań) czyni z niego idealne rozwiązanie, na którym można budować systemy grywalizacji, współzawodnictwa oraz motywacji. System prezentuje statystyki zrealizowanych zadań, uśrednioną i jednostkową jakość zrealizowanych czynności oraz zarządzi rankingiem w oparciu o dedykowaną formułę naliczania punktów. Teamfiniti pozwoli także na zdobywanie przez pracowników odznak (medali) zdobywanych za nagradzane rodzaje aktywności lub styl pracy! To idealna grywalizacja dla pracowników terenowych.

 

1. Czy zależy mi na tym, aby mieć dokładne dane o tym kiedy i w którym miejscu zostały wykonane konkretne zadania?
   System wyznaczania i kontroli realizacji zadań – Teamfiniti bazuje na aplikacji mobilnej, która posiada wbudowane narzędzia kontrolne takie jak system GPS oraz możliwość wykonywania zdjęć dokumentujących realizowane przez pracowników zadania. Dzięki wbudowanym algorytmom możliwe jest oddelegowanie pracowników pod określone adresy – wprowadzone do aplikacji w postaci odpowiedniej listy, lub zweryfikowanie przy pomocy zdjęć, w jakiego rodzaju placówce zrealizowane zostało zadanie. Generowane z placówek raporty dodatkowo opatrzone są znacznikiem czasu, a zdjęcia mogą pochodzić wyłącznie z wyznaczonej lokalizacji.

2. Czy potrzebuję dostępu do wyników pracy zespołu w czasie rzeczywistym?
   To chyba retoryczne pytanie 🙂 Teamfiniti pozwala zobiektywizować ocenę aktywności i jakości pracy zespołu. Ponieważ cały proces od opisania zadań, poprzez ich realizację oraz nadzór odbywa się w aplikacji mobilnej ze stałą komunikacją z serwerem, możliwe jest śledzenie w czasie rzeczywistym postępów oraz jakości pracy każdego członka zespołu. Sama świadomość pracowników, że ich aktywność jest widoczna i obiektywnie oceniana zwiększa ich motywację do wydajnego i skutecznego działania.

 

Podsumowując zatem powyższe rozważania – jest więcej niż jeden powód, aby skorzystać z Teamfiniti. Zapraszamy do kontaktu i darmowego miesięcznego testu rozwiązania. Do końca maja w ramach wdrożenia dla Państwa zespołów oferujemy dodatkowy dwugodzinny darmowy pakiet wsparcia wdrożeniowego od naszego zespołu.