Zarządzanie placówkami handlowymi i usługowymi z wykorzystaniem Teamfiniti

Stworzone przez Skilltelligence rozwiązanie: Teamfiniti, czyli nowy produkt do zarządzania i interaktywnej komunikacji z różnego typu zespołami działającymi w terenie, bądź w rozproszeniu w różnych lokalizacjach, znakomicie nadaje się także do zwiększenia efektywności i podniesienia wygody oraz satysfakcji z pracy osób zajmujących się kierowaniem placówkami handlowymi lub usługowymi. Szczególnie zaś takimi, które działają w sposób ustandaryzowany (na przykład w ramach jednej sieci i pod jedną marką), oferują podobny zakres produktów oraz które powinny zapewniać taki sam standard obsługi i asortyment produktów niezależnie od tego, do której placówki klient trafi.

 

Rozpoczęliśmy niedawno serię spotkań z przedstawicielami takich sieci różnych typów, prosząc ich o opinię na temat obszarów, w których mogliby wykorzystać Teamfiniti do usprawnienia swojego biznesu. Sieci te reprezentują odmienne profile działalności, jednak na poziomie codziennego zarządzania spotykają się z podobnymi wyzwaniami, rozwiązują podobne problemy, a ich pracownicy zazwyczaj mają zbliżone kompetencje i potrzeby. W ogólnym ujęciu stawiane są także przed nimi podobne cele.

 

Dzięki tym rozmowom udało nam się zebrać i sklasyfikować kilka mniej lub bardziej oczywistych zastosowań Teamfiniti, które można wdrożyć od razu, bez wprowadzania do funkcjonalności rozwiązania jakichkolwiek modyfikacji, a co najistotniejsze – praktycznie bez ingerencji w obecnie funkcjonujące procedury i ustalone standardy działania tych firm.

 

Poniżej przedstawiam listę pojawiających i powtarzających zagadnień wraz z konkretnymi, praktycznymi przykładami i scenariuszami ich wykorzystania. Część z nich – jeszcze jako hipotezy – stały się w 2019 podstawą i impulsem do rozpoczęcia przez Skilltelligence prac nad nowym produktem.

 

Wyznaczanie zadań specjalnych i bezpośrednia, interaktywna komunikacja z oddziałami

Firma handlowa prowadząca ogólnopolską sieć butików potrzebuje narzędzia, które umożliwiłoby jej bieżącą, interaktywną komunikację z kierownikami swoich oddziałów. Za jego pomocą pragnie przekazywać codzienne informacje o zmieniających się lub nowych promocjach produktowych, usprawnić wyznaczanie zadań specjalnych polegających na zmianie ekspozycji w witrynach itp. Jednocześnie – aby upewnić się, że zadania są wykonywane poprawnie i na czas – chce w czasie rzeczywistym zbierać informację zwrotną od wszystkich pracowników kończących realizację wyznaczonych zadań.

 

Informowanie o promocjach, nowych produktach

Największą, codzienną bolączką działającego w branży usługowej (finansowej) przedsiębiorstwa jest sprawna wymiana informacji z pracownikami swoich oddziałów. Bardzo dynamicznie zmieniający się rynek oferowanych przez nią produktów powoduje, że konieczne jest upewnienie się, że każdy z oddziałów oferuje klientom spójną ofertę produktową, połączoną z informacjami o aktualnych, dostępnych promocjach. Obecne rozwiązania, oparte o wysyłane e-mailami pliki Excel, potwierdzanie otrzymania i wdrożenia za pośrednictwem SMS/MMS/komunikatorów są nieefektywne, powodują chaos informacyjny, a w efekcie – niespójność oferty na poziomie całej sieci.

 

Badanie opinii klientów – pozyskiwanie informacji na miejscu

Detalista w branży odzieżowej planuje zmodyfikowanie swojej oferty tak, aby była ona bardziej dostosowana oczekiwań klientów. Jedną z najprostszych pozyskania takiej informacji są, oczywiście, wywiady z samymi klientami. Kłopotem jest techniczne rozwiązanie zbierania takich informacji od osób odwiedzających sklepy – zazwyczaj nie mają one czasu ani na to, by wraz z pracownikiem podejść do komputera i wraz z nim wypełnić krótką ankietę. Alternatywą jest tu Teamfiniti – badanie opinii klientów mogłoby się odbywać za pomocą przeprowadzenia wywiadów bezpośrednio w sklepie, np. kiedy klient przymierza ubrania.

 

Badanie opinii pracowników – ankiety pracownicze

Koncern działający w branży energetycznej, zatrudniający kilkuset pracowników biurowych i prowadzący aktywną politykę zarządzania kadrami chciałby mieć możliwość szybkiego i skutecznego zbierania od nich danych wykorzystując ankiety pracownicze. Obecnie skuteczność jest bardzo niska, ponieważ wiąże się ze „zmuszeniem” zajętego pracownika do tego, aby w wolnej chwili zalogował się do wewnętrznego systemu w intranecie i udzielił pożądanych informacji. Wyposażenie pracowników w Teamfiniti, przy jednoczesnym wprowadzeniu atrakcyjnego systemu nagród oraz grywalizacji (gamifikacji), jak się oczekuje, znacząco podniesie odsetek odpowiedzi. Dodatkowo możliwe stanie się szybkie zbieranie informacji także od osób w terenie, gdzie obecnie response-rate jest jeszcze niższy niż w przypadku pracowników biurowych.

 

Szkolenia i weryfikacja wiedzy

Wspomniany wyżej koncern chciałby również usprawnić system szkoleń dla pracowników terenowych, jednocześnie sprawdzając poziom przyswojonej przez nich wiedzy. Funkcjonalności Teamfiniti umożliwiające łatwe przekazywanie materiałów szkoleniowych w różnej postaci oraz przygotowywanie quizów tematycznych znakomicie nadaje się do takich zastosowań.

 

Kontrola czystości, przestrzegania standardu wystroju i obsługi klienta

Jedna z firm prowadzących punkty usługowe kładzie duży nacisk na wysoki standard obsługi klienta, utrzymywanie czystości swoich placówek oraz jednolity wystrój każdej z nich. Obecnie wyegzekwowanie wszystkich zaleceń kierownictwa, z uwagi na dużą liczbę salonów oraz brak skłonności pracowników do podejmowania szczególnych wysiłków w tym zakresie nastręcza wielu problemów. Nasze rozwiązanie nie tylko umożliwi łatwe i jednoczesne przekazywanie wytycznych, ale również, dzięki kilku unikatowym funkcjom, jednoznacznie i wiarygodnie skontroluje czas i sposób ich implementacji.

 

Jak kontrolować pracowników, by usprawnić proces pozyskiwania informacji

Powyższe kilka przykładów to tylko część informacji pochodząca od naszych potencjalnych, przyszłych klientów. Jak widać, potrzeby bywają różne, odmienne są też docelowe grupy odbiorców, a profile firm bardzo od siebie odległe. Nie zmienia to faktu, że Teamfiniti, dzięki swojej uniwersalności, znakomicie nadaje się do realizacji wszystkich tych celów i odpowiada na pytanie, jak kontrolować pracowników, by nie tylko usprawnić proces pozyskiwania informacji od nich samych, ale również od klientów.