Zarządzanie pracownikami terenowymi nie musi być trudne!

Z rozmów z naszymi klientami, zarówno tymi, którzy zlecają badania naszym siłom terenowym (5 tysięcy badaczy na terenie kraju), jak i tymi, którzy wykorzystują nasze rozwiązanie informatyczne do zarządzania własnymi siłami sprzedażowymi, wyłania się niemal uniwersalny trend  – coraz więcej firm zaczyna poszukiwać sposobów zwiększenia efektywności operacyjnej takich sił, aby w miarę możliwości, zredukować ich liczebność i ograniczyć ponoszone koszty.

W tym krótkim artykule nie będę koncentrował się na tych pierwszych, którzy korzystają z naszych badaczy, aby sprawdzać i  rozliczać swoich pracowników lub współpracowników z wywiązywania się z umów dystrybucyjnych, lub merchandisingowych. Zajmiemy się tymi, którzy mając własne lub ‘najemne’ siły sprzedaży chcą niedużym nakładem sił i środków wprowadzić rozwiązania, kontrolujące i motywujące mające na celu zwiększenie efektywności tych sił, a „przy okazji”  wprowadzając elementy grywalizacji.

Kto zatem najbardziej skorzysta z naszego rozwiązania? Rozwiązanie do zarządzania zespołami terenowymi, które nazwaliśmy Teamfiniti, wywodzi się z aplikacji mobilnej, przy pomocy której zarządzamy zbieraniem danych terenowych przez naszych mobilnych audytorów przemierzających całą Polskę. Z tego „rodowodu” wynika większość cech Teamfiniti. 

 

Intuicyjna aplikacja do zarządzania pracownikami 

Pierwszą i kluczową dla użytkownika mobilnego jest to, że ta aplikacja została zaprojektowana z myślą o tym, aby ktoś, kto po raz pierwszy zainstaluje i uruchomi aplikację, w bardzo intuicyjny sposób odnalazł w niej najważniejsze funkcje. W przypadku wszystkich naszych użytkowników mobilnych to znaczy przedstawicieli zespołów terenowych, nie było w zasadzie potrzeby szkolenia w zakresie tego jak korzystać z samej aplikacji. Nasi klienci zwykle więcej czasu poświęcają tylko na przedstawienie swoim pracownikom zasad realizacji i  rozliczania tworzonych przez nich zadań, rodzajów nagród i rankingów oraz sposobów uzyskiwania dostępu do bieżących wyników skuteczności własnej i zespołu. W tym kontekście nasza aplikacja idealnie nadaje się dla firm, które nie chcą przeciążać swoich pracowników lub współpracowników (bo system może zarządzać także przedstawicielami firm trzecich), zbyt skomplikowanymi i trudnymi w opanowaniu systemami.

 

Aplikacja do zarządzania pracownikami, jednak nieskomplikowanymi procesami zakładającymi złożone scenariusze

Drugą ważną cechą Teamfiniti, jest to, że  stawiając na prostotę, siłą rzeczy dąży do osiągania określonych celów najprostszymi metodami. Trzeba zatem otwarcie powiedzieć, że to rozwiązanie nie jest dla firm, których procesy i sposób działania są bardzo złożone i wymagają wielokrotnych interakcji z rozmówcą lub towarzyszy im bardzo złożony przepływ informacji. Typowe scenariusze, które nasi klienci realizują z wykorzystaniem aplikacji to odwiedziny pod wskazanym adresem i wykonanie tam czynności opisanych w scenariuszu. Prawdziwa efektywność aplikacji ujawnia się w momencie gdy wszyscy pracownicy terenowi wykonują kilka – kilkadziesiąt różnego rodzaju standardowych działań,  w których główną zmienną jest adres realizacji a pozyskiwane informacje łatwo opisać polami kwestionariusza oraz uzupełnić zdjęciami potwierdzającymi wykonanie zadania. 

 

Nasza aplikacja do zarządzania pracownikami umożliwiła osiągnięcie rekordowej sprzedaży 

Jeden z naszych klientów – firma będąca twórcą oprogramowania dla salonów fryzjerskich i kosmetycznych wykorzystuje aplikację do rejestrowania podstawowych w jej przypadku zdarzeń i zadań: planowej wizyty sprzedażowej i raportowania jej statusu, dodania do systemu nowo zidentyfikowanego adresu z potencjalnym klientem oraz wizyty „odświeżającej”, której celem ma być utrzymanie klienta, wyjaśnienie ewentualnych pytań itp. Okazuje się,  że wprowadzenie tak pozornie banalnej zmiany do procedur działania spowodowało zaledwie w 3 miesiące osiągnięcie rekordowej sprzedaży, co jak ustaliliśmy wspólnie z klientem, należy przypisywać zwiększonej transparentności i egzekwowalności działań poszczególnych sprzedawców, którzy dotąd dosyć często przedkładali mniej skuteczne rozmowy telefoniczne nad wizytę u potencjalnego klienta.

 

Gamifikacja w służbie wzbudzenia zainteresowania pracowników

Trzecią cechą, również wywodzącą się z naszej działalności badawczej własnymi siłami jest „lekkość i zabawowość” wbudowana w „tkankę” aplikacji. Większość aktywności pracowników terenowych można zmierzyć i zbudować wokół nich systemy odznak, rankingów i nagród. Nasz inny klient – firma z branży napojowej, szeroko stosuje rankingi, zbieranie punktów premiowych oraz wymianę punktów na nagrody, aby zmobilizować pracowników do aktywności. Przykład tego klienta jest znakomitym zobrazowaniem jednej z kluczowych charakterystyk dobrej implementacji Teamfiniti – dobrego zbilansowania dyscyplinowania oraz zachęt, a także przeplatania aktywności zabawą. Takie działanie znane jest jako gamifikacja – lub też grywalizacja. Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z pracownikami firm trzecich, którzy mogą dla swojej wygody uznać, że po prostu nie będą sprawdzali dostępnych w systemie zadań, konieczne jest opracowanie metod, które do interakcji zachęcą. Zachęty takie, jak wskazuje przykład naszego klienta, nie muszą być bardzo kosztowne i polegać wyłącznie na oferowaniu prezentów – takie działanie szybko ulega swoistej inflacji i traci efektywność. Kluczowe jest wzbudzanie ciągłego zainteresowania, publikowanie zadań, które czasami nie są bezpośrednio związane z pracą i dbałość o to, aby aplikacja cały czas tętniła życiem.

 

Aplikacja do zarządzania pracownikami, która motywuje

Podsumowując: Teamfiniti to znakomita aplikacja do zarządzania zespołami terenowymi, które realizują jednorodne, powtarzalne zadania w terenie i które to zespoły chcemy motywować do działania nie tylko twardą dyscypliną, ale także elementami zabawy i współzawodnictwa.