Zastosowania Teamfiniti – część 1

O genezie Teamfiniti można było już przeczytać w naszym poprzednim poście – tam nie wystarczyło miejsca na napisanie więcej na temat głównych zastosowań tego rozwiązania. W tym artykule postaram się nadrobić tę „zaległość”, przytaczając kilka najbardziej reprezentatywnych przykładów. 

 

Zacznę jednak od przypomnienia w skrócie, czym jest Teamfiniti i skąd się wzięło. Teamfiniti to system i aplikacja mobilna powstała na bazie naszych rozwiązań umożliwiająca badania rynkowe z wykorzystaniem crowdsourcingu. Różnicą pomiędzy systemem Skilltelligence (wraz z wykorzystywaną przez niego aplikacją BuzzBee) a Teamfiniti, jest to, że rolą drugiego rozwiązania jest, generalnie rzecz ujmując, koordynacja, zlecanie, kontrola realizacji i grywalizacja dla pracowników terenowych (w samodzielnie stworzonych grupach), podczas gdy w przypadku Skilltelligence zlecający badanie korzysta z badaczy terenowych w modelu crowdsourcingowym, aby uzyskać z rynku poszukiwane informacje. 

 

Kontrola, motywacja i koordynacja pracowników

Teamfiniti zatem można określić mianem wirtualnego menedżera zespołów terenowych – rozwiązania, dzięki któremu w prosty i niskonakładowy sposób możliwa jest podstawowa kontrola, motywacja i koordynacja pracowników realizujących dowolne zadania w terenie. Kończąc wstęp „definicyjny”, warto podkreślić, że Teamfiniti nie plasuje się w bezpośredniej konkurencji do dużych, wyspecjalizowanych i złożonych rozwiązań dedykowanych do zarządzania zespołami sprzedawców, serwisantów itp. lecz oferuje elastyczne, uniwersalne rozwiązanie dla tych, którzy albo nie planują wdrażania rozbudowanych „kombajnów” do zarządzania wszystkimi aspektami swoich procesów biznesowych, lecz potrzebują „nakładki” dającej lepszą kontrolę, wiedzę i podstawy do motywowania i grywalizacji dla pracowników terenowych. Kto zatem może skorzystać z Teamfiniti? Poniżej zamieszczam kilka reprezentatywnych, moim zdaniem, przykładów.

 

Podniesienie aktywności i lepsza kontrola działań przedstawicieli handlowych w terenie.

Jeden z naszych Klientów korzystał dotąd z prostej zasady kontroli przedstawicieli handlowych w terenie – mocno uzależniał wynagrodzenie od osiąganego wyniku, którym było podpisanie z Klientem umowy na korzystanie z oferowanego przez niego systemu do zarządzania gabinetem fryzjerskim lub kosmetycznym. Przyświecała mu w tym przypadku idea niekomplikowania zarządzania pracownikami i maksymalizacji ich skuteczności poprzez skuteczną motywację. Ponieważ jednak „ludzie są ludźmi” okazało się, że nawet przy takich, mocno wyśrubowanych metodach motywacji, przedstawiciele przedkładali próby sprzedaży telefonicznej z wygody własnego mieszkania nad odwiedziny u potencjalnych klientów. Ponieważ przeprowadzone przez naszego Klienta porównawcze testy skuteczności sprzedaży telefonicznej i bezpośredniej pokazały, że nawet biorąc pod uwagę większy koszt fizycznego dotarcia do konkretnego potencjalnego klienta, skuteczność wizyt jest kilkukrotnie większa niż telesprzedaży, konieczne okazało się wpłynięcie na przedstawicieli tak, aby w swoim działaniu więcej czasu przeznaczali na bezpośredni kontakt z potencjalnym klientem. Ponieważ „apelowanie” i zalecenia kierowane do sprzedawców nie wydawały się odnosić spodziewanego efektu, koniecznym okazało się zaimplementowanie rozwiązania weryfikującego realizację odpowiedniej liczby zaplanowanych przez każdego przedstawiciela wizyt u potencjalnych klientów. Wybór naszego Klienta, dzięki prostocie i łatwości wdrożenia (pół dnia roboczego!), padł na Teamfiniti – przy jego zastosowaniu wprowadzono kilka typów interakcji terenowych, których oczekiwano od przedstawicieli: wizyty sprzedażowej, wizyty „interwencyjnej” u istniejącego klienta oraz zgłoszenia potencjalnego klienta. Zarządzanie przedstawicielami z wykorzystaniem Teamfiniti polega na przyznawaniu każdemu z nich odpowiedniej puli adresów placówek do odwiedzenia w każdym ze scenariuszy co, dzięki ich odpowiedniej konstrukcji – tj. kontroli systemem GPS oraz odpowiednią dokumentacją zdjęciową potwierdzającą wizytę, wyraźnie „uszczelniło” proces. Efekty wdrożenia Teamfiniti dla zespołu przerosły nasze najśmielsze oczekiwania – już w pierwszym miesiącu działania, skuteczność sprzedaży wzrosła o blisko 40%, aby w kolejnym pobić rekord historyczny z wynikiem 55% wyższym od średniej z poprzedniego roku. Wszystko to stało się przy minimalnej modyfikacji dotychczasowych procesów, pozwalając przedstawicielom przeznaczać więcej czasu na sprzedaż, dzięki znacznemu uproszczeniu raportowania, które było efektem ubocznym wdrożenia Teamfiniti.

 

Zapewnienie „nakładki” umożliwiającej wspólne wyznaczanie zadań premiowych niejednorodnym zespołom pracowników i współpracowników.

Nasz Klient – duży producent z branży napojów – prowadzi sprzedaż swoich produktów za pośrednictwem kilku niezależnych dystrybutorów. Poszukiwał rozwiązania, które umożliwiłoby wyznaczanie zadań premiowych, monitorowanie ich realizacji oraz tworzenie rankingów skuteczności niezależnie od tego, dla którego dystrybutora pracuje dana osoba. Po rozmowach z Klientem doszliśmy wspólnie do wniosku, że Teamfiniti znakomicie sprawdzi się jako narzędzie realizacji stawianych przez Klienta celów. Po miesięcznym teście, do systemu zostało zaproszonych około 500 osób będących pracownikami dystrybutorów, a także samego Klienta. W systemie stworzono kilka typowych zadań polegających między innymi na aktualizacji danych o odwiedzanym sklepie pod względem jego potencjału sprzedażowego, proponowaniu kierownictwu sklepu skorzystania z promocyjnej paczki produktów do wystawienia w sklepie oraz na przekonaniu decydenta o wstawieniu do sklepu odpowiedniej lodówki na napoje naszego Klienta. W wyniku tego wdrożenia udało się zaktywizować sprzedaż szczególnie do mniejszych sklepów, które dotąd, z racji niepewnego statusu i potencjału, nie były regularnie wizytowane przez sprzedawców. W ciągu jednego kwartału (jesienno-zimowego), dzięki zastosowaniu Teamfiniti wygenerowanych zostało blisko 500 nowych zamówień oraz 150 zleceń instalacji lodówek.

 

Jak kontrolować pracowników czasowych, szczególnie w nieregularnych zadaniach terenowych – na przykład takich jak działania promocyjne i prezentacje produktu.

Kluczową bolączką firm zatrudniających promotorów, hostessy, demonstratorów produktów i temu podobne osoby jest to, że z racji dorywczego charakteru takiej pracy i relacji z pracownikiem, a także rozproszenia ich na dużym terenie, bardzo trudno jest zapewnić kontrolę nad wykonywaniem przez nich zleconych im zadań.

Jak kontrolować pracowników?

Gdyby firma promocyjna miała zatrudnić kontrolerów, którzy zapewniliby rzetelny nadzór, to koszty w realizowanych projektach przekroczyłyby wszelkie granice rozsądku. Jedyną odpowiedzią na ten problem jest zautomatyzowanie kontroli i nadzoru nad pracownikami poprzez wyposażenie ich w aplikację mobilną i system, który pozwala na kontrolę czasu, miejsca oraz zadań wykonywanych przez nich. W konkretnym przypadku firm promocyjnych (zapewniających promotorów marki, hostessy itp.) typowy scenariusz wykorzystania aplikacji polega na zdefiniowaniu zestawu typowych zadań, które powinien w trakcie dnia pracy zrealizować promotor. Dla jednego z naszych klientów opracowaliśmy zestaw zadań, które sprowadzały się do raportowania poszczególnych momentów w dniu pracy: przygotowanie stanowiska promocyjnego (kontrola czasu, standardu, zdjęcia i checklista), okresowe potwierdzanie stanu stoiska w trakcie dnia (ponownie weryfikacja czasu, zdjęcia, lista kontrolna), zgłaszanie spraw i problemów ze stoiskiem (np. uzupełnienie zapasów produktu lub materiałów promocyjnych), zgłoszenie zamknięcia dnia wraz z uprzątnięciem i złożeniem elementów stoiska. Wykorzystanie aplikacji mobilnej, umożliwiającej weryfikację przekazywanych informacji przy pomocy systemu GPS, zdjęć, list kontrolnych itp., pozwala na znaczną redukcję liczebności kontrolerów wewnętrznych, wyraźnie poprawiając motywację pracowników oraz skuteczność ich działania. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest to, że w oparciu o dokumentację, której dostarcza Teamfiniti dużo łatwiej udokumentować Klientowi agencji promocyjnej, jakie zadania i kiedy zostały dla niego zrealizowane.

Centrum badań marketingowych – Skilltelligence