Zastosowania Teamfiniti – część 2

Zapraszam do drugiej części artykułu o zastosowaniach Teamfiniti. Przypomnę, że w 1 części pisałem o zastosowaniu do zadań sprzedażowych, grywalizacji oraz do koordynacji i kontroli pracowników realizujących zadania promocyjne (np. promotorzy i hostessy). Poniżej przedstawiam kolejne zastosowania Teamfiniti.

 

Prosta komunikacja zadań i weryfikacja implementacji przez kierowników placówek handlowych i usługowych.

Nasz Klient – regionalna sieć handlowa – ma około 100 własnych sklepów, które należy na bieżąco kontrolować, informować i koordynować pod względem realizowanych przez nie działań oraz utrzymywania wymaganych standardów. Dotychczas cała komunikacja ze sklepami (dokładniej rzecz biorąc – z ich kierownikami) opierała się na e-mailu, SMS i MMS. Weryfikacja implementacji ustaleń i zmian nie jest w ten sposób satysfakcjonująca, bowiem tego typu komunikacja niestety nie spełnia kluczowego postulatu – nie jest możliwe zarządzanie priorytetami zadań, kontrolowanie realizacji i prowadzenie statystyk skuteczności każdej z placówek. Nowe wiadomości w tradycyjnych kanałach komunikacji „przykrywają” starsze niezależnie od tego, jaki był priorytet tych wcześniejszych. 

 

Skuteczne monitorowanie ustaleń ekspozycyjnych i realizacji powierzonych działań

Odpowiedzią na tę bolączkę było wyposażenie kierowników placówek w naszą aplikację, przy pomocy której nasz Klient z jednej strony mógł kontrolować realizację typowych, powtarzalnych zadań (np. przygotowanie placówki na początku dnia, zaraportowanie stanu zapasów i ew. braków, raportowanie kontroli czystości w ciągu dnia itp.), oraz zadań okazjonalnych, związanych na przykład z wystawieniem produktów promocyjnych i informacji o nich, zmianą wystroju lub układu produktów w sklepie itp., tu w grę wchodzi monitorowanie ustaleń ekspozycyjnych. Aplikacja i system Teamfiniti znakomicie sprawdza się w tworzeniu zadań, które łącznie z odpowiednimi instrukcjami, krok po kroku prowadzą pracownika przez realizację odpowiednich czynności wraz z pozyskiwaniem niezbędnej dokumentacji każdej z nich. System pozwala koordynatorowi zarządzającemu takimi pracownikami na obiektywną kontrolę realizacji, jakości i skuteczności pozwalając na egzekwowanie priorytetowych zadań, tworzenie obiektywnych zestawień i rankingów oraz powiązanie tych informacji z systemem motywacji i wynagrodzeń.

 

Kierowanie pracowników serwisowych do typowych interwencji pod wskazanymi adresami i monitorowanie statusu ich realizacji.

Organizacje realizujące nieskomplikowane naprawy, interwencje lub działania utrzymania ruchu, do których nie są wymagane specjalistyczne rozwiązania informatyczne, stają zwykle przed dylematem, w jaki sposób zarządzić swoimi technikami realizującymi takie zadania w terenie. Wdrożenie skomplikowanego, trudnego do opanowania systemu może dla niedużej organizacji być barierą nie do pokonania – zarówno organizacyjnie (proces wdrożenia, szkolenia, dostosowanie procesów), jak i finansowo. Dla mniejszych zespołów technicznych, realizujących proste lub powtarzalne, ustandaryzowane typy interwencji Teamfiniti jest właściwym rozwiązaniem. Nasz Klient jest operatorem systemu czasowego wynajmu jednośladów miejskich – w jego przypadku, wdrożenie zaawansowanego, rozbudowanego systemu do zarządzania zleceniami byłoby przesadą zarówno z powodu kosztów, jak i poziomu zmian, których wymagałoby to w jego organizacji. Ponieważ ekipy terenowe Klienta realizują kilka typowych rodzajów interwencji, takich jak na przykład przewiezienie rowerów z jednej stacji wynajmu do drugiej, naprawa stacji, naprawa uszkodzonego roweru i utrzymanie czystości rowerów oraz stacji – cały proces zarządzania ekipami sprowadza się w efekcie do stworzenia kilku standardowych instrukcji/zadań wraz z opisami oraz dokumentacją realizacji, wyposażeniu ekip w aplikację Teamfiniti i przekazywaniu przez dyspozytorów kolejnych zleceń poprzez dodawanie do każdego z typów zadań kolejnych lokalizacji i nadzorowaniu tempa i jakości ich realizacji. System ten pozwala znacząco uprościć pracę zarówno ekip realizujących zadania (dzięki otrzymywaniu jednoznacznych wytycznych oraz ułatwieniu raportowania aktywności), jak i dyspozytorów, którzy dzięki systemowi uzyskują proste narzędzie szybkiego kierowania ekip do pilnych spraw oraz obiektywnej oceny wydajności pracowników. 

 

Kontrola realizacji zadań merchandisingowych w placówkach handlowych i usługowych

Dla firm, które zajmują się realizacją działań merchandisingowych, lub zlecających takie zadania na zewnątrz, nie jest zazwyczaj zasadne wdrażanie złożonych systemów informatycznych, które zwykle przeznaczone są przede wszystkim do realizowania zadań sprzedażowych, a na dodatek wymagają znacznego wysiłku organizacyjnego przy wdrożeniu. Zważywszy na to, że zadania merchandisingowe łatwo jest opisać przy pomocy prostych instrukcji i zweryfikować przy pomocy kontroli GPS, zdjęć oraz list kontrolnych w aplikacji mobilnej, optymalnym rozwiązaniem w takim przypadku jest lekkie, proste we wdrożeniu, łatwe w zastosowaniu przez pracowników rozwiązanie, takie jak Teamfiniti. 

 

Jeśli potrzebna jest wygodna weryfikacja standardu obsługi sklepów, narzędzie Teamfiniti odpowiada na tę potrzebę

Mając do realizacji typowe zadanie, którym na przykład jest wystawienie ekspozycji promowanego produktu w 500 sklepach na terenie całego kraju i poszukując sposobu skutecznej weryfikacji tempa oraz jakości pracy wykonujących je pracowników wystarczy w tym przypadku opisać w aplikacji poszczególne kroki, oraz wytyczne dla ustawienia takiej ekspozycji, określić dane zwrotne do przekazania z terenu, ustalić kryteria weryfikacji (np. kontrola adresu systemem GPS oraz odpowiednia dokumentacja zdjęciowa wykonanej pracy) oraz zaimplementować w systemie odpowiednią listę adresów i nazw placówek do odwiedzenia. Po uruchomieniu zadania, wszyscy pracownicy wytypowani do jego realizacji otrzymują odpowiednie powiadomienie w swojej aplikacji mobilnej (wraz z instrukcją oraz mapką punktów realizacji) mogąc natychmiast przystąpić do realizacji tego zadania. Koordynator procesu na bieżąco otrzymywać będzie powiadomienia o ustawionych ekspozycjach wraz z odpowiednią dokumentacją jakości i czasu realizacji. Bieżąca weryfikacja standardu obsługi sklepów pozwala na późniejszą analizę takich informacji, więc po zakończeniu projektu możliwe jest określenie skuteczności poszczególnych pracowników oraz obiektywne udokumentowanie wyników. 

 

Szkolenia i testowanie wiedzy w ramach organizacji

Szkolenia i sprawdziany wiedzy nawet w wersji e-learningowej mają tę wadę, że wymagają, aby pracownik usiadł przed komputerem w biurze, włączył go, zalogował się itd. W sytuacji, gdy firma chciałaby połączyć szkolenie i sprawdzian wiedzy z wizytą w terenie, takie rozwiązanie się nie sprawdzi. Teamfiniti jest odpowiedzią na tego typu potrzebę – wszędzie tam, gdzie szkolenie powinno odbywać się w terenie i zapewniać interakcję z konkretnym miejscem lub zlokalizowanym w nim urządzeniem, procesem lub człowiekiem. Aplikacja pozwala na opracowanie zarówno prostego szkolenia z elementami graficznymi i interaktywnymi oraz późniejsze przeprowadzenie testów i weryfikacji wiedzy z wykorzystaniem bloków odpowiedzi zamkniętych, otwartych i zdjęciowych. Możliwe jest także zastosowanie Teamfiniti w przypadku organizowanych przez firmy szkoleń i konferencji, szczególnie gdy całość interakcji może być realizowana przy pomocy aplikacji mobilnej oraz wskazane jest wymuszanie aktywności dotyczącej konkretnych miejsc.